El software de tramite documentario se ajusta a las necesidades de las instituciones gubernamentales y de las normas que establece el ONGEI y PIDE identificando, satisfaciendo los requerimientos de los administrados de la gestión solventando la necesidad social e institucional con la finalidad de mejorar y optimizar la atención de los administrados en materia de celeridad, registro, acceso y control simplificando procesos y reduciendo el costo de los trámites administrativos.

• Nuestro sistema está acorde con las leyes vigentes de simplificación administrativa, silencio administrativo, procedimientos de control que realiza la OCI y otros; sin descuidar el tema de la seguridad y niveles de acceso, ya que está desarrollado bajo PostgreSQL uno de los mejores gestores de base de datos que existe actualmente.

I. PROCESOS EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

La administración de documentos opera de la siguiente manera:

Para los administrados:

• Los expedientes de los administrados deberán ser presentado de acuerdo al TUPA de la institución.
• Emite una esquela de notificación para que el administrado pueda hacer seguimiento en tiempo real de su expediente.
• Cuenta con un modulo de búsqueda de expedientes por Intranet e Internet.
• Realizar consultas y búsqueda del expediente a través del número de expediente, contribuyente, asunto, fechas con el objetivo de facilitar la ubicación los mismos.

Para la institución:

• Redacción de documentos internos y externos.
• Genera y registra  expedientes de forma automática y correlativa evitando duplicidad.
• Envía y recepciona los documentos de acuerdo al personal designado y área de la institución.
• Permite adjuntar archivos de extensiones conocidas.
• Genera un cargo para dar seguimiento y búsqueda de los expedientes de gestión por gestor, área y fecha.
• Semaforización de expedientes (verde, ambar y rojo) para controlar tiempos determinados por unidad orgánica.
• Cuenta con un modulo de búsqueda de expedientes por Intranet e Internet.
• Permite realizar consultas y búsqueda del expediente a través del número de expediente, contribuyente, asunto, fechas con el objetivo de facilitar la ubicación los mismos.

REPORTES DEL SISTEMA

• Generación de cargos para realizar los envíos de documentos.
• Reportes del estado de los documentos (transición, en espera, en trámite, con proveído, denegados, entre otros).
• Seguimiento de reporte de impresión de listado de documentos ingresados por fechas, nombre de administrado, por asunto, entre otros.
• Reportes de expedientes en trámite por administrado.
• Reportes de expedientes por oficina o ambiente administrativo.
• Reportes de expedientes por TUPA.
• Reportes de expedientes según estado de cada expediente (solucionados, denegados, en trámite, atrasados, etc.)